Kuntotutkimuksen tilaajana toimii yleensä kiinteistönomistajan edustaja kuten kiinteistöpäällikkö tai tekninen isännöitsijä. Asunto-osakeyhtiöissä tutkimuksen tilaa hallitus tai sen valtuuttamana isännöitsijä. Työpaikkarakennuksissa voi tilaajana olla myös työpaikan työnantaja, joka on vastuussa työympäristön turvallisuudesta ja terveellisyydestä. Kiinteistönomistajan tulee kuitenkin aina olla tietoinen omistamassaan rakennuksessa tehtävistä tutkimuksista.
Kuntotutkimustarjouspyynnössä on määriteltävä aikataulu, tutkijoiden pätevyysvaatimukset, tutkimustulosten raportointitapa (suositus Rakennuksen kosteus- ja sisäilmatekninen kuntotutkimus -oppaan mukaisesti) sekä niiden esittelytapa tilaajalle ja käyttäjille sekä pyydettävä tarjoajaa nimeämään vastuullinen kuntotutkija. On suositeltavaa, että kuntotutkija velvoitetaan olemaan käytettävissä myös korjaussuunnittelun ja -työn aikana.
Laajoissa ja/tai moniongelmaisissa suositellaan käytettäväksi kaksivaiheista tutkimusta. Ensimmäinen vaihe eli ns. esiselvitys sisältää asiakirjatarkastelun ja kohdekäynnin sekä niiden perusteella laadittavan tutkimussuunnitelman. Toisessa vaiheessa tehdään tutkimussuunnitelman mukainen kuntotutkimus. Kaksivaiheisuuden etuna on, että varsinaisen tutkimuksen kilpailuttaminen on helpompaa tutkimussuunnitelman pohjalta.
